Gestion des approvisionnements et des stocks en entreprise

La gestion des approvisionnements et des stocks représente un enjeu central pour optimiser les opérations logistiques. Une gestion efficace des approvisionnements permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’améliorer la réactivité face aux demandes fluctuantes du marché. La gestion des stocks, quant à elle, est cruciale pour maintenir l’équilibre entre l’offre et la demande. Un stock trop élevé peut entraîner des coûts de stockage inutiles, tandis qu’un stock insuffisant peut causer des ruptures de stock et nuire à la satisfaction client. Une stratégie de gestion des stocks est essentielle pour garantir la disponibilité des produits tout en minimisant les coûts associés.

Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements ?

La gestion des approvisionnements est une composante fondamentale de la chaîne logistique qui englobe toutes les activités liées à l’acquisition de matières premières et de composants nécessaires à la fabrication, à l'achat de produits finis ou à la revente de produits. Elle implique la coordination et la collaboration entre plusieurs services de l’entreprise, notamment les achats, la production, la logistique et la finance, pour garantir que les matériaux nécessaires sont disponibles au moment et en quantité voulus, tout en minimisant les coûts et en évitant les excédents de stock.

Quelles sont les étapes du système d’approvisionnement ? 

Connaître les besoins

La première étape de la gestion de l’approvisionnement consiste à identifier les besoins de l’entreprise. Cela inclut l’évaluation des matières premières, des produits finis et des services nécessaires pour maintenir les opérations. Une bonne gestion des stocks et une planification précise sont essentielles pour éviter les ruptures de stock et optimiser les coûts.

Trouver des fournisseurs

Une fois les besoins identifiés, il est crucial de trouver des fournisseurs fiables. La sélection des fournisseurs doit se baser sur des critères tels que la qualité des produits, les délais de livraison, les coûts et la capacité à répondre aux exigences de l’entreprise. La gestion des relations avec les fournisseurs est un élément clé de la chaîne d’approvisionnement.

Planifier et passer les commandes

La planification et la passation des commandes sont des étapes critiques du processus d’approvisionnement. Utiliser un logiciel de gestion de la supply chain permet d’automatiser et d’optimiser ces tâches. La planification doit prendre en compte les délais de livraison, les quantités nécessaires et les coûts associés.

Recevoir et inspecter les livraisons

À la réception des livraisons, il est important d’inspecter les produits pour s’assurer qu’ils répondent aux spécifications et aux standards de qualité. Cette étape permet de détecter rapidement les éventuels problèmes et de prendre les mesures correctives nécessaires.

Payer les factures

Le paiement des factures est une étape administrative essentielle dans la gestion de l’approvisionnement. Une gestion efficace des paiements contribue à maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et à assurer la continuité des approvisionnements.

Suivre et gérer le stock

La gestion des stocks est une composante cruciale de la supply chain. Elle implique le suivi des niveaux de stock, la rotation des produits et l’optimisation des espaces de stockage. Un logiciel de gestion des stocks peut aider à automatiser ces processus et à fournir des données en temps réel pour une meilleure prise de décision.

Améliorer continuellement

L’amélioration continue est essentielle pour maintenir une chaîne d’approvisionnement efficace. Cela inclut l’analyse des performances, l’identification des inefficacités et la mise en œuvre de solutions pour optimiser les processus. La satisfaction des clients et la réduction des coûts sont les principaux objectifs de cette démarche.

Pourquoi avoir une bonne gestion des approvisionnements ?

• Réduction des coûts : Elle permet de minimiser les coûts liés au stockage excessif et à l’obsolescence des produits.
• Amélioration de la productivité : En assurant la disponibilité des matériaux, elle évite les interruptions de production.
• Optimisation des achats : Elle permet d’acheter les matériaux au meilleur coût en négociant avec les fournisseurs et en profitant des économies d’échelle.
• Satisfaction client : Elle assure la livraison des produits finis dans les délais, ce qui contribue à la satisfaction et à la fidélisation des clients.

Quels outils pour gérer ses approvisionnements ?

Dans le domaine de la gestion des approvisionnements, les outils informatiques jouent un rôle important pour assurer une gestion efficace et réactive. Parmi ces outils, les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) se distinguent par leur capacité à intégrer diverses fonctions de l’entreprise en un seul système cohérent. Cependant, pour des besoins spécifiques en gestion des approvisionnements, des solutions spécialisées comme de type APS (Advanced Planning System) ou WMS (Warehouse Management System) se révèlent être des alliés de taille.  Ils permettent de contrôler et d’automatiser les processus d'approvisionnement, de réception, de stockage, de préparation et d’expédition des marchandises.

BK Systèmes propose ces deux outils pour vous permettre de gérer efficacement vos stocks et vos approvisionnements :

• Foxy APS : Logiciel avancé de planification et de gestion des approvisionnements qui aide les entreprises à optimiser leurs processus d’approvisionnement et de gestion des stocks. En réalisant des calculs automatisés, Foxy APS permet de prévoir la demande avec précision en fonction des historiques de ventes, de planifier les achats de manière stratégique et de réduire les coûts liés aux stocks excédentaires. Foxy APS vous permet de maîtriser parfaitement votre stock afin d'avoir un niveau optimal (sans ruptures et sans surstocks). Il offre également une visibilité en temps réel sur les niveaux de stock, les commandes en cours et les caractéristiques des fournisseurs, ce qui permet aux entreprises de réagir rapidement aux changements du marché et de la demande.
• Speed WMS : Logiciel de gestion des stocks qui se distingue par sa facilité d’utilisation, son ergonomie et sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques des entreprises. Il permet une gestion fluide des processus logistiques en suivant avec précision les flux entrants et sortants. Speed WMS intègre également des technologies d’identification avancées et des échanges de données informatisés pour fiabiliser les opérations et simplifier la communication entre les différents acteurs de la chaîne logistique.

En combinant les capacités de Foxy APS pour la planification des approvisionnements et de Speed WMS pour la gestion des stocks en entrepôt, les entreprises peuvent atteindre un niveau d’efficacité et de réactivité élevé, essentiel pour rester compétitives dans le secteur de la logistique.

Les méthodes de gestion des approvisionnements

La gestion des approvisionnements peut s’appuyer sur différentes méthodes, chacune adaptée à des contextes et des objectifs spécifiques. Par exemple, l'analyse ABC  est une technique de gestion des stocks qui va classer les articles en fonction de leur importance en termes de valeur consommée annuelle. C'est à dire que les articles A sont les plus précieux, tandis que les articles C sont les moins coûteux. Cette méthode aide les entreprises à concentrer leurs efforts de gestion sur les articles les plus importants. D'autres méthodes existent pour la gestion des approvisionnements, chacune ayant sa spécificité !

Méthode Juste à Temps (JAT)

Le Juste à Temps est une philosophie de gestion de production qui vise à réduire les gaspillages en produisant et en livrant les composants juste au moment où ils sont nécessaires dans le processus de production. Cette méthode nécessite une coordination étroite avec les fournisseurs et une planification précise de la production. Par exemple, une entreprise dans l'industrie automobile peut utiliser la méthode JAT pour commander des pièces détachées spécifiques uniquement lorsqu’elles sont nécessaires dans la chaîne de montage, réduisant ainsi l’espace de stockage requis et les coûts associés.

Avantages :

• Réduction significative des coûts de stockage.
• Diminution des déchets grâce à une meilleure synchronisation entre la production et la demande.
• Amélioration de la qualité des produits car ils sont utilisés immédiatement après leur approvisionnement.

Inconvénients :

• Nécessite une planification précise et une coordination sans faille avec les fournisseurs.
• Peut entraîner des interruptions de production en cas de retard de livraison ou de demande imprévue.

Méthode Kanban

Le Kanban est une approche de gestion de la production qui utilise des signaux visuels pour contrôler le flux de production. Les cartes Kanban indiquent quand il est nécessaire de produire ou de commander plus de matériaux, ce qui aide à maintenir un flux de travail constant et à éviter les surstocks. Par exemple, une entreprise de fabrication de composants électroniques pour les télécommunications utilise des cartes Kanban pour signaler le besoin de réapprovisionnement des circuits imprimés, assurant ainsi une production fluide et en temps voulu.

Avantages :

• Facilite la visualisation du flux de travail et des besoins en matériaux.
• Favorise une production continue et équilibrée sans surproduction.
• Améliore la réactivité aux changements de la demande.

Inconvénients :

• Moins efficace dans un environnement avec une grande variabilité de la demande.
• Peut nécessiter des ajustements fréquents des niveaux de Kanban en fonction des fluctuations de la production.

Méthode calendaire

La méthode calendaire repose sur la planification des approvisionnements selon un calendrier établi, souvent aligné sur les prévisions de vente et les cycles de production. Elle permet une gestion régulière et prévisible des stocks. Par exemple, un distributeur de produits alimentaires utilise la méthode calendaire pour planifier les approvisionnements en fonction de la saisonnalité, assurant une disponibilité constante des produits saisonniers.

Avantages :

• Permet une planification prévisible et régulière des approvisionnements.
• Facilite la coordination avec les cycles de production et les campagnes promotionnelles.

Inconvénients :

• Moins de flexibilité pour répondre aux changements soudains de la demande.
• Risque de surstock ou de rupture de stock si les prévisions ne sont pas précises.

Méthode du point de commande

La méthode du point de commande fixe un seuil de stock minimum qui, une fois atteint, déclenche automatiquement une commande de réapprovisionnement. Cela permet de maintenir un niveau de stock optimal et d’éviter les ruptures de stock. Par exemple, une pharmacie utilise la méthode du point de commande pour gérer le réapprovisionnement des médicaments essentiels, garantissant ainsi qu’ils sont toujours disponibles pour les patients.

Avantages :

• Simple à mettre en œuvre et à comprendre.
• Assure un niveau de stock optimal et réduit le risque de rupture de stock.

Inconvénients :

• Nécessite une surveillance constante des niveaux de stock.
• Peut conduire à des commandes fréquentes en petites quantités, augmentant les coûts de commande.

Méthode empirique

La méthode empirique s’appuie sur l’expérience et l’analyse des données historiques pour anticiper les besoins en approvisionnement. Elle ajuste les commandes en fonction des tendances passées et des prévisions de vente. Par exemple, un industriel fabricant des textiles utilise la méthode empirique pour ajuster les commandes de tissus en fonction des tendances de vente des saisons précédentes, anticipant les besoins pour les collections à venir.

Avantages :

• Utilise les données historiques pour anticiper les approvisionnements nécessaires.
• Permet une certaine flexibilité et adaptation aux tendances du marché.

Inconvénients :

• Peut ne pas être précise en cas de changements significatifs ou inattendus dans la demande.
• Dépend fortement de la qualité et de la pertinence des données historiques.

Les acteurs de la gestion des approvisionnements

La gestion des approvisionnements est une fonction transversale qui implique plusieurs acteurs clés au sein de l’entreprise. Chacun de ces acteurs joue un rôle spécifique et contribue à la fluidité et à l’efficacité du processus d’approvisionnement.

• Les fournisseurs : Ils sont la source des matières premières et des produits nécessaires à l’entreprise. Une relation solide et fiable avec les fournisseurs est essentielle pour garantir la qualité et la ponctualité des livraisons. Les entreprises établissent souvent des partenariats stratégiques avec leurs fournisseurs pour assurer une meilleure intégration et réactivité de la chaîne d’approvisionnement.
• Les acheteurs : Ils ont la responsabilité de sélectionner les fournisseurs, de négocier les contrats d’achat et de gérer les commandes. Les acheteurs doivent avoir une bonne connaissance du marché et des produits, ainsi qu’une capacité à anticiper les besoins de l’entreprise pour optimiser les coûts et la qualité des approvisionnements.
• Les gestionnaires de stocks : Ils assurent le suivi des niveaux de stock, organisent le stockage des matériaux et planifient les réapprovisionnements en fonction des besoins de production ou de commande. Ils utilisent des outils comme les WMS pour optimiser l’espace d’entreposage et garantir la disponibilité des produits.
• Les équipes de production : Elles dépendent de la disponibilité des matériaux pour mener à bien le processus de fabrication. Une communication efficace entre les équipes de production et les gestionnaires de stocks est cruciale pour ajuster les plans de production en fonction des fluctuations des stocks.
• Les logisticiens : Ils coordonnent le transport et la distribution des matériaux et des produits finis. Ils jouent un rôle clé dans la réduction des délais de livraison et des coûts logistiques.
• Le service qualité : Il veille à ce que les produits reçus répondent aux standards de qualité requis. Le service qualité travaille en étroite collaboration avec les fournisseurs pour s’assurer que les matériaux livrés sont conformes aux spécifications.
• Le service informatique : Il fournit le support nécessaire pour la mise en place et la maintenance des systèmes ERP, WMS, APS et autres outils de gestion des approvisionnements. 

Chaque acteur joue un rôle clé pour que la gestion des approvisionnements soit performante et alignée avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. La collaboration et la coordination entre ces différents acteurs sont essentielles pour une chaîne d’approvisionnement agile et résiliente.