Le système d’inventaire permanent

L’importance de la gestion des stocks

La gestion des stocks en logistique est un pilier pour la réussite d’une entreprise, et ce, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité (industrie, retail, e-commerce, prestataire logistique). Une gestion contrôlée des stocks permet notamment pour maintenir un équilibre entre l’offre et la demande et ainsi s'assurer que le stock répondra toujours aux demandes clients. Une bonne gestion apporte également d'autres avantages :

• Optimisation des coûts : Une gestion efficace des stocks permet de limiter au maximum les frais relatifs au stockage, tels que les coûts d’entreposage ou encore d’assurances. Les surstocks et les ruptures de stock sont ainsi mieux maîtrisés, offrant aux entreprises la possibilité d’allouer des ressources financières pour d’autres investissements stratégiques.
• Amélioration de la satisfaction client : En garantissant la disponibilité des produits et en réduisant les délais de livraison, les entreprises peuvent répondre rapidement aux demandes des clients, améliorant ainsi leur satisfaction, leur fidélité et la réputation de l’entreprise.
• Meilleur contrôle sur la chaîne d'approvisionnement : Une gestion optimale des stocks facilite la synchronisation des opérations de production, de distribution et de vente, améliorant ainsi l'efficacité de l’ensemble des flux logistiques.
• Réduction des risques : Grâce à une meilleure visibilité sur les niveaux de stock, les entreprises peuvent anticiper les fluctuations de la demande, gérer les achats, établir des prévisions de ventes et par conséquent ajuster leurs stratégies et leurs décisions en conséquence.

Qu’est-ce qu’un système d’inventaire permanent ?

Le système d'inventaire permanent est une méthode de gestion des stocks automatisée donnant la possibilité de suivre en temps réel les mouvements de stock au sein d'une entreprise. À l’inverse de l'inventaire périodique, reposant sur des comptages manuels et physiques à intervalles réguliers (mensuel, trimestriel…), l'inventaire permanent mobilise des technologies avancées telles que les codes-barres ou les étiquettes RFID pour comptabiliser chaque entrée et sortie de stock. Ce système garantit une visibilité permanente sur les niveaux de stock, permettant aux entreprises de prendre des décisions stratégiques. En optimisant la gestion des stocks, le système d'inventaire permanent contribue activement à la réduction des coûts, l’amélioration de l'efficacité opérationnelle et à l’amélioration de la satisfaction client.

Les principales caractéristiques d'un système d’inventaire permanent reposent sur :

• Mise à jour continue des stocks : Dans un système d’inventaire permanent, les stocks sont actualisés et mis à jour en temps réel à chaque transaction. Cela implique que pour chaque entrée ou sortie de produit, le système enregistre instantanément la modification, offrant ainsi aux entreprises une visibilité en temps réel sur leur activité.
• Suivi précis des produits : Chaque produit est identifié de façon unique, garantissant un suivi précis de son emplacement et de son statut. Des informations telles que la quantité disponible en stock, la date d’entrée ou encore la date de sortie sont ainsi obtenues, réduisant de manière conséquente les erreurs de gestion des stocks.
• Intégration avec d'autres systèmes : Les systèmes d’inventaires permanents peuvent être intégrés à une multitude de logiciels de gestion d'entreprise tels que les ERP (Enterprise Resource Planning) ou de gestion de relation client (CRM), ce qui offre une gestion cohérente et centralisée des opérations, facilitant la coordination des différents pôles au sein de l’entreprise.

Les différents types de systèmes d’inventaires permanents

Identification par radiofréquence (RFID)

L'identification par radiofréquence (RFID) est une technologie puissante qui soutient et améliore le système d'inventaire permanent en offrant une visibilité et une traçabilité accrues des stocks. La technologie RFID utilise des ondes radio pour l’identification et le suivi des produits en stock. Cela nécessite que chaque produit détienne une étiquette RFID (incluant une puce électronique et une antenne). De cette manière, l'ensemble du stock peut être contrôlé grâce à des lecteurs RFID qui interrogent les étiquettes RFID pour lire les informations qu'elles contiennent. Ces lecteurs peuvent être fixes (installés à des points stratégiques de l'entrepôt) ou mobiles (utilisés par les opérateurs pour scanner les produits).

Les avantages de la RFID incluent :

• Lecture à distance : Les étiquettes RFID peuvent être interrogées à distance et ne nécessitent pas de contact visuel direct par un opérateur.
• Rapidité et précision : La lecture des étiquettes RFID s’effectue rapidement et précisément, ce qui réduit les erreurs humaines et améliore l'efficacité des opérations.
• Capacité de stockage : Les étiquettes RFID peuvent traiter plus d'informations que les codes-barres, offrant un suivi plus complet des produits.

Lecture de codes-barres

La lecture de codes-barres est une autre technique d'identification qui est également fréquemment utilisée pour la gestion des stocks et les systèmes d'inventaires permanents. À chaque produit est attribué un code-barres unique, qui communique des informations concernant le numéro du produit, sa description ou son prix notamment. 

Les avantages de cette technologie englobent :

• Simplicité et coût : La mise en place de la lecture de codes-barres est aisée et économique, ce qui en fait une solution accessible financièrement pour de nombreuses entreprises.
• Fiabilité : Les codes-barres sont fiables, ils sont utilisés dans diverses industries (la vente au détail, la logistique, la santé…) et sont compatibles avec de nombreux systèmes de gestion des stocks.
• Automatisation : La lecture de codes-barres rend possible l’automatisation des processus de gestion des stocks, cela réduit les tâches manuelles ainsi que les erreurs des opérateurs.

Les avantages du système d’inventaire permanent

Les systèmes d’inventaires permanents comportent de nombreux avantages qui peuvent fondamentalement améliorer la gestion des stocks et l’efficacité opérationnelle, notamment :

• Amélioration de la collaboration au sein de l'entreprise : Les systèmes d’inventaires permanents simplifient la collaboration et la coordination entre les services d’une entreprise (achats, production, logistique, ventes…) grâce au partage de données d'inventaire précises et en temps réel.
• Réduction des délais de cycle : Par l’automatisation des processus de gestion des stocks et par l’apport d’une visibilité en temps réel, les systèmes d’inventaires permanent réduisent les délais de cycle, qui correspondent au temps nécessaire pour transformer les matières premières en produits finis pour les livrer aux clients, ce qui améliore la réactivité de l'entreprise dans sa réponse aux demandes du marché.
• Amélioration de la qualité des données : Les systèmes d’inventaires permanents mobilisent des technologies avancées pour collecter et enregistrer les données d'inventaire de manière précise, fiable et sécurisée. Cela améliore la qualité des données utilisées pour l'analyse et la prise de décision, permettant aux entreprises de prendre du recul sur leurs opérations et de saisir des opportunités.
• Flexibilité accrue : Cette méthode offre une flexibilité élevée qui permet aux entreprises de s'adapter rapidement aux changements de la demande et aux fluctuations du marché.
• Sécurité accrue : Les systèmes d’inventaires permanents permettent de mieux contrôler les accès aux stocks et de détecter efficacement les anomalies ou les vols.

Utiliser un système d’inventaire permanent

L'utilisation d'un système d'inventaire permanent permet de centraliser le contrôle des stocks et d'automatiser les opérations d'inventaire, telles que le comptage des stocks ou la saisie des données. Il offre de nombreux avantages stratégiques, opérationnels et concurrentiels, tout en assurant la conformité réglementaire et la traçabilité des produits. 

Raisons stratégiques

• Amélioration de la gestion des stocks : Un système d'inventaire permanent permet de gérer les stocks de manière précise et fiable en donnant en temps réel le stock physique présent dans l'entrepôt.
• Réduction des coûts : En optimisant les niveaux de stock, les entreprises peuvent diminuer les coûts liés au surstockage, aux ruptures de stock et aux pertes de produits.
• Réactivité accrue : Avec une visibilité en temps réel des niveaux de stock, les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux fluctuations de la demande et aux changements du marché.

Bénéfices opérationnels

• Automatisation des processus : L'utilisation de technologies comme les codes-barres et la RFID permet d'automatiser la collecte de données, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle et les erreurs associées.
• Efficacité accrue : Comme le stock physique est indiqué en temps réel, les processus de réception, d'expédition et de gestion des stocks sont optimisés, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
• Précision des données : Les mises à jour en temps réel assurent que les informations sur les stocks sont toujours exactes, ce qui facilite la prise de décision et la planification.

Avantages concurrentiels

• Meilleur service client : Une gestion efficace des stocks se traduit par une meilleure disponibilité des produits et des délais de livraison plus courts, ce qui améliore la satisfaction des clients.
• Réduction des délais de livraison : Avec des niveaux de stock optimisés et une visibilité en temps réel, les entreprises peuvent réduire les délais de livraison et répondre plus rapidement aux commandes des clients.
• Flexibilité et adaptabilité : Un système d'inventaire permanent permet aux entreprises de s'adapter rapidement aux changements de la demande et aux nouvelles opportunités du marché.

Conformité réglementaire

• Traçabilité des produits : Un inventaire permanent permet de suivre les mouvements de chaque article, ce qui est essentiel pour la conformité réglementaire et la traçabilité des produits.
• Respect des normes : Les entreprises peuvent s'assurer qu'elles respectent les normes et régulations en vigueur, ce qui est crucial pour éviter les sanctions et maintenir la confiance des clients et des partenaires.

Comparatif entre système d’inventaire permanent et périodique

Les systèmes de gestion d’inventaire permanent et périodique présentent des différences significatives qui peuvent influencer le choix de l'un ou de l'autre en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, à savoir :

• Fréquence de mise à jour : Le système d’inventaire permanent effectue une mise à jour des niveaux de stock en temps réel, à chaque entrée ou sortie de produit, offrant une visibilité continue sur les stocks. En revanche, le système d’inventaire périodique met à jour les niveaux de stock à intervalles réguliers, de façon mensuelle, trimestrielle ou annuelle, créant des périodes durant lesquelles il n’y aura pas de visibilité précise sur les stocks.
• Précision des données : Grâce à la mise à jour en temps réel, le système d’inventaire permanent offre une précision très élevée quant aux données d'inventaire. Le système périodique, bien que précis lors des comptages physiques, peut présenter des écarts et des erreurs entre les périodes de comptage.
• Coût de mise en œuvre : L’installation d'un système d'inventaire permanent peut être coûteuse en raison des technologies avancées nécessaires, telles que les étiquettes RFID et les lecteurs de codes-barres. Le système d’inventaire périodique est généralement moins coûteux à mettre en place, car il repose essentiellement sur des pratiques de comptages manuels.
• Complexité : Le système d’inventaire permanent est plus complexe à maîtriser car il nécessite des technologies spécifiques et des compétences techniques pour assurer son bon fonctionnement. Le système périodique est plus simple car il repose sur des techniques de comptages manuels réguliers ne nécessitant pas de technologies avancées.
• Visibilité des stocks : Le système d’inventaire permanent offre une visibilité constante sur les niveaux de stock, permettant une gestion proactive et une meilleure réactivité face aux fluctuations de la demande. Le système périodique offre une visibilité intermittente, qui se limite aux périodes de comptage, ce qui peut entraîner des retards dans les prises de décisions.
• Réactivité : Avec une mise à jour en temps réel, le système d’inventaire permanent permet une réactivité immédiate lors des fluctuations dans les stocks, facilitant une gestion agile et efficace. Le système périodique, en raison de sa nature ponctuelle, peut entraîner des retards dans la détection des problèmes de stock et la mise en œuvre des solutions.
• Sécurité : Le système d’inventaire permanent renforce la sécurité des stocks en permettant un contrôle continu et en détectant rapidement les anomalies ou les vols. Le système périodique offre une sécurité moyenne, avec des contrôles limités aux seules périodes de comptage.

En résumé, le choix entre un système d’inventaire permanent et périodique dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, de ses ressources et de ses objectifs en matière de gestion des stocks. Le système d’inventaire permanent est idéal pour les entreprises qui ont besoin d’une visibilité continue, tandis que le système périodique peut convenir aux entreprises ayant des besoins moins exigeants en termes de suivi des stocks.

Une solution : Speed WMS, pour l'inventaire permanent des stocks

Le logiciel Speed WMS de BK Systèmes est conçu pour offrir une solution complète pour optimiser la gestion des stocks et cela passe notamment par un système d'inventaire permanent. Il consiste à définir un seuil de quantité d'article sous lequel l'opérateur doit confirmer la quantité restante, en cas d'écart, Speed WMS ajuste le stock automatiquement.

Effectuer un inventaire permanent avec Speed WMS assure une traçabilité sans faille des mouvements de stock, offrant une sécurité accrue et une meilleure gestion des risques de ruptures de stock. Les entreprises peuvent ainsi anticiper les fluctuations de la demande et ajuster leurs stratégies en conséquence.

Speed WMS s'adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise, quel que soit son secteur d'activité. Que ce soit dans l'alimentaire, la pharmacie, l'automobile, les télécoms, etc. Speed WMS offre des fonctionnalités d'inventaires personnalisées pour répondre aux contraintes et aux problématiques propres à chaque domaine.