Le système d’inventaire périodique

L’importance de la gestion des stocks

La gestion des stocks représente un rôle majeur dans la chaîne logistique d'une entreprise, quelque soit sa taille ou son domaine d'activité. Une gestion contrôlée et optimale des stocks participe au maintien de l'équilibre entre l'offre et la demande, réduisant ainsi les coûts de stockage et évitant les ruptures de stock. Voici quelques points clés sur l'intérêt de veiller à une gestion des stocks optimale :

• Réduction des coûts : Une gestion maîtrisée des stocks permet de réduire les coûts en lien avec le stockage, notamment les frais de location d'entrepôts, les coûts logistiques et les pertes financières dues à la détérioration ou à l'obsolescence des marchandises. En maintenant des niveaux de stock appropriés, les entreprises peuvent réduire les coûts d'entreposage et améliorer leur rentabilité.
• Satisfaction des clients : La disponibilité des produits est un facteur essentiel pour garantir la satisfaction des clients. Une gestion optimisée des stocks assure la disponibilité des produits lorsque les clients en ont besoin, ce qui renforce la fidélité des clients et accroît la réputation des entreprises, puisque celles qui maîtrisent leurs stocks peuvent répondre rapidement aux demandes des clients et éviter les ruptures.
• Prévision et planification : Une bonne gestion des stocks permet aux entreprises de visualiser les besoins futurs et de planifier les opérations en conséquence. Grâce à l'analyse des tendances de consommation et des données obtenues, les entreprises peuvent anticiper les variations de la demande et ajuster leurs niveaux de stock, optimisant ainsi leurs flux de marchandises.
• Amélioration des flux de trésorerie : En réduisant les niveaux de stock en surplus, les entreprises peuvent libérer des ressources financières qui peuvent être réinvesties dans d'autres domaines stratégiques. Une gestion efficace des stocks permet de garantir un flux financier sain, ce qui est essentiel pour la croissance et la stabilité financière d'une entreprise.
• Réduction des risques : Une gestion rigoureuse des stocks entraîne la réduction des risques liés à la détérioration, à l'obsolescence ou au vol des produits. En maintenant des niveaux de stock appropriés et en effectuant des contrôles réguliers, les entreprises peuvent minimiser les pertes et protéger leurs investissements.
• Efficacité opérationnelle : Un contrôle régulier des stocks contribue à l'efficacité opérationnelle de l'entreprise. En optimisant les processus de stockage, de manutention et de distribution, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et réduire les délais de livraison, ce qui renforce la compétitivité de l'organisation.

Qu’est-ce qu’un système d’inventaire périodique ?

Un système d'inventaire périodique est une méthode de gestion des stocks qui consiste à compter et mettre à jour les stocks à intervalles réguliers, généralement à la fin de chaque période définie (mensuelle, trimestrielle, annuelle…). Contrairement au système d'inventaire permanent, qui enregistre les mouvements des actifs matériels en temps réel, le système périodique repose sur des techniques de comptages physiques pour déterminer le stock à un moment donné. Cependant, entre ces périodes de comptage, la fiabilité des stocks n'est toujours pas contrôlée, ce qui signifie que les entreprises disposent d'informations potentiellement erronées jusqu'au prochain inventaire périodique. Le système d'inventaire périodique est souvent utilisé par les petites entreprises, celles ayant un volume  de stock moins important ou celles qui commercialisent des produits à faible rotation.

Les avantages et inconvénients du système d’inventaire périodique

Pour une entreprise ne disposant pas de WMS, le système d'inventaire périodique présente plusieurs avantages pour la gestion de stock d'une entreprise, notamment :

• Simplicité de gestion : Le système d'inventaire périodique est plus simple à organiser et à gérer au quotidien car il ne nécessite pas de suivi en temps réel des mouvements de stock, ce qui réduit la complexité des opérations de gestion des stocks.
• Accessibilité financière : Ce système est, sur le papier, en principe moins coûteux car il ne nécessite pas de personnel spécialisé pour le suivi continu des stocks. Les entreprises peuvent ainsi économiser sur les coûts de mise en place et de fonctionnement du système de gestion des stocks. 
• Adaptabilité aux petites entreprises : Le système d'inventaire périodique est plutôt adapté aux petites entreprises ou PME. Il permet une gestion des stocks sans nécessiter des investissements en ressources humaines ou logiciel.

Néanmoins, l'utilisation de ce système d'inventaire implique également quelques inconvénients tels que :

• Précision limitée : Les niveaux de stock n’étant pas mis à jour entre chaque période de comptage, il existe un risque important d’erreurs ou de dérive entre les stocks réels et les stocks informatiques.
• Réactivité réduite : En raison de l'absence de suivi en temps réel, les entreprises s'appuyant sur un système d'inventaire périodique ont une visibilité réduite sur leurs niveaux de stock. Cela risque de causer des ruptures ou des surstocks, ce qui affecte potentiellement la capacité de l'entreprise à répondre rapidement aux demandes des clients et aux variations du marché.
• Charge de travail accrue : La méthode d'inventaire périodique  nécessite des comptages physiques réguliers des stocks, une tâche chronophage qui, sans l'assistance d'un WMS, requiert une planification rigoureuse et organisée. Les entreprises optant pour ces techniques doivent donc mobiliser des ressources humaines et financières pour effectuer ces comptages, qui paralysent l’activité de l’entreprise pendant toute la durée de l'inventaire (souvent plusieurs jours), afin d'ajuster les registres avec les données relevées.

Comparatif entre système d’inventaire périodique et permanent

Le système d'inventaire périodique sans l'assistance d'un WMS  et le système d'inventaire permanent sont deux types de méthodes distinctes de gestion des stocks, chacune ayant ses propres caractéristiques concernant :

• Mise à jour des stocks : Le système d'inventaire périodique met à jour les niveaux de stock à intervalles réguliers, généralement à la fin d'une période déterminée. Cela signifie que les écarts de stock ne sont enregistrés qu'à ces moments précis, et non en temps réel. En revanche, le système d'inventaire permanent enregistre chaque écart de stock immédiatement, offrant une visibilité constante et en temps réel sur les niveaux de stock.
• Adaptabilité aux types d'entreprises : Le système d'inventaire périodique est souvent utilisé par les petites entreprises ou celles ayant des volumes de stock moins importants. Il convient éventuellement aux entreprises qui vendent des produits à faible rotation avec peu de référence. Le système d'inventaire permanent, quant à lui, est plus adapté aux  entreprises ayant des volumes de stock ou un nombre de références importants. Il permet une gestion plus précise et réactive des stocks et évite de bloquer régulièrement l'activité le temps de l'inventaire.
• Visibilité et contrôle des stocks : Avec un WMS qui intègre l'inventaire permanent, les entreprises bénéficient d'une visibilité en temps réel sur leurs actifs, ce qui permet un contrôle plus strict et une meilleure réactivité aux variations de la demande. Le système d'inventaire périodique offre une visibilité limitée, car les stocks ne sont mis à jour qu'à la fin de chaque période. Cela peut entraîner des écarts importants entre les stocks réels et les stocks informatiques.
• Utilisation des données : Le système d'inventaire permanent permet une analyse plus détaillée et continue des données de stock, facilitant la prise de décisions éclairées sur les achats, la production et la gestion des flux de marchandises. Les entreprises peuvent identifier rapidement les tendances et ajuster leurs stratégies de façon réactive. Le système d'inventaire périodique, en revanche, fournit des données moins fréquentes, ce qui peut limiter la capacité des entreprises à réagir rapidement aux changements de la demande.

Le choix entre un système d'inventaire périodique et un système d'inventaire permanent dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, de ses ressources disponibles et de ses objectifs de gestion des stocks. Chaque système a ses propres caractéristiques. Toutefois, avec l'évolution des systèmes d'information, la tendance s'oriente vers la gestion d'inventaire permanent.

Un système comme Speed WMS permet de répondre à un suivi de stock précis et permanent. Les fonctions disponibles permettent un ajustement immédiat du stock, ce qui permet de considérer le stock est identique entre le physique et informatique. En effet, le WMS va permettre un ajustement dès qu'une anomalie est constatée (disparition, casse, erreur de préparation, erreur de réception…) 

Toutefois, les règles et principes comptables nécessitent souvent malgré la précision du stock du WMS, un véritable comptage une ou deux fois par an. Dans ce cadre, il est nécessaire d'avoir des outils permettant de faciliter les opérations de relevés, Speed permet l'organisation de l'inventaire, le pilotage des équipes de terrains, et propose les outils facilitant le relevé, comme les PDA ou les tablettes. Le système génère des listes de relevés par zone et Les équipes de comptages réalisent les relevés qui sont enregistrés en temps réel dans le système. La fonction d'inventaire de Speed WMS permet notamment d'avoir une vision des écarts qui apparaissent en temps réel, pendant les relevés. L'inventaire est sécurisé par la capacité du système à faire un double relevé d'une zone par des équipes différentes, la capacité à comparer les différences sur les relevés, et à lancer des nouveaux contrôles. En effet, les inventaires périodiques nécessitent l'implication de ressources temporaires qui ne sont pas forcément habituées à identifier les produits. Identification des produits par codes-barres (ou RFID) est alors précieuse, et permet un bon degré de précision dans le résultat de l'inventaire et cela dans un minimum de temps.