Le système d’inventaire périodique

L’importance de la gestion des stocks

La gestion des stocks représente un rôle majeur dans la chaîne logistique d'une entreprise, quelque soit sa taille ou son domaine d'activité. Une gestion contrôlée et optimale des stocks participe au maintien de l'équilibre entre l'offre et la demande, réduisant ainsi les coûts de stockage et évitant les ruptures de stock. Voici quelques points clés sur l'intérêt de veiller à une gestion des stocks optimale :

• Réduction des coûts : Une gestion maîtrisée des stocks permet de réduire les coûts en lien avec le stockage, notamment les frais de location d'entrepôts, les coûts logistiques et les pertes financières dues à la détérioration ou à l'obsolescence des marchandises. En maintenant des niveaux de stock appropriés, les entreprises peuvent réduire les coûts d'entreposage et améliorer leur rentabilité.
• Satisfaction des clients : La disponibilité des produits est un facteur essentiel pour garantir la satisfaction des clients. Une gestion optimisée des stocks assure la disponibilité des produits lorsque les clients en ont besoin, ce qui renforce la fidélité des clients et accroît la réputation des entreprises, puisque celles qui maîtrisent leurs stocks peuvent répondre rapidement aux demandes des clients et éviter les ruptures.
• Prévision et planification : Une bonne gestion des stocks permet aux entreprises de visualiser les besoins futurs et de planifier les opérations en conséquence. Grâce à l'analyse des tendances de consommation et des données obtenues, les entreprises peuvent anticiper les variations de la demande et ajuster leurs niveaux de stock, optimisant ainsi leurs flux de marchandises.
• Amélioration des flux de trésorerie : En réduisant les niveaux de stock en surplus, les entreprises peuvent libérer des ressources financières qui peuvent être réinvesties dans d'autres domaines stratégiques. Une gestion efficace des stocks permet de garantir un flux financier sain, ce qui est essentiel pour la croissance et la stabilité financière d'une entreprise.
• Réduction des risques : Une gestion rigoureuse des stocks entraîne la réduction des risques liés à la détérioration, à l'obsolescence ou au vol des produits. En maintenant des niveaux de stock appropriés et en effectuant des contrôles réguliers, les entreprises peuvent minimiser les pertes et protéger leurs investissements.
• Efficacité opérationnelle : Un contrôle régulier des stocks contribue à l'efficacité opérationnelle de l'entreprise. En optimisant les processus de stockage, de manutention et de distribution, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et réduire les délais de livraison, ce qui renforce la compétitivité de l'organisation.

Qu’est-ce qu’un système d’inventaire périodique ?

Un système d'inventaire périodique est une méthode de gestion des stocks qui consiste à mettre à jour les stocks à intervalles réguliers, généralement à la fin de chaque période définie (mensuelle, trimestrielle, annuelle…). Contrairement au système d'inventaire permanent, qui enregistre les mouvements des actifs matériels en temps réel, le système périodique repose sur des techniques de comptages physiques pour déterminer le stock à un moment donné. Cependant, entre ces périodes de comptage, la fiabilité des stocks n'est pas contrôlée, ce qui signifie que les entreprises ne disposent pas d'informations précises jusqu'au prochain inventaire périodique. Le système d'inventaire périodique est souvent utilisé par les petites entreprises, celles ayant un volume de stock moins important ou celles qui commercialisent des produits à faible rotation.

Les avantages et inconvénients du système d’inventaire périodique

Le système d'inventaire périodique présente plusieurs avantages pour la gestion de stock d'une entreprise, notamment :

• Simplicité de gestion : Le système d'inventaire périodique est plus simple à organiser et à gérer au quotidien car il ne nécessite pas de suivi en temps réel des mouvements de stock, ce qui réduit la complexité des opérations de gestion des stocks.
• Accessibilité financière : Ce système est moins coûteux à installer, il ne nécessite pas de personnel spécialisé pour le suivi continu des stocks. Les entreprises peuvent ainsi économiser sur les coûts de mise en place et de fonctionnement du système de gestion des stocks.
• Adaptabilité aux petites entreprises : Le système d'inventaire périodique est particulièrement adapté aux petites entreprises (PME). Il permet une gestion des stocks efficace sans nécessiter des investissements en ressources humaines.

Néanmoins, l'utilisation de ce système d'inventaire implique également quelques inconvénients tels que :

• Précision limitée : Les niveaux de stock n’étant pas mis à jour entre chaque période de comptage, il existe un risque important d’erreurs ou d’écarts entre les stocks réels et les stocks informatiques.
• Réactivité réduite : En raison de l'absence de suivi en temps réel, les entreprises ayant mis en place un système d'inventaire périodique ont une visibilité réduite sur leurs niveaux de stock. Cela risque de causer des ruptures ou des surstocks, ce qui affecte la capacité de l'entreprise à répondre rapidement aux demandes des clients et aux variations du marché.
• Charge de travail accrue : La méthode d'inventaire périodique nécessite des comptages physiques réguliers des stocks, une tâche chronophage qui requiert une planification rigoureuse et organisée. Les entreprises optant pour ces techniques doivent donc mobiliser des ressources humaines et financières pour effectuer ces comptages, qui paralysent l’activité de l’entreprise pendant toute la durée de l'inventaire, afin d'ajuster les registres grâce aux données acquises.

Comparatif entre système d’inventaire périodique et permanent

Le système d'inventaire périodique et le système d'inventaire permanent sont deux types de méthodes distinctes de gestion des stocks, chacune ayant ses propres caractéristiques concernant :

• Mise à jour des stocks : Le système d'inventaire périodique met à jour les niveaux de stock à intervalles réguliers, généralement à la fin d'une période déterminée. Cela signifie que les écarts de stock ne sont enregistrés qu'à ces moments précis, et non en temps réel. En revanche, le système d'inventaire permanent enregistre chaque écart de stock immédiatement, offrant une visibilité constante et en temps réel sur les niveaux de stock.
• Adaptabilité aux types d'entreprises : Le système d'inventaire périodique est souvent utilisé par les petites entreprises ou celles ayant des volumes de stock moins importants. Il convient particulièrement aux entreprises qui vendent des produits à faible rotation ou qui n'ont pas les ressources nécessaires pour mettre en place un système d'inventaire permanent. Le système d'inventaire permanent, quant à lui, est plus adapté aux grandes entreprises ou à celles ayant des volumes de stock importants, car il permet une gestion plus précise et réactive des stocks et évite de bloquer l'activité le temps de l'inventaire.
• Visibilité et contrôle des stocks : Avec un logiciel d'inventaire permanent, les entreprises bénéficient d'une visibilité en temps réel sur leurs actifs, ce qui permet un contrôle plus strict et une meilleure réactivité aux variations de la demande. Le système d'inventaire périodique offre une visibilité limitée, car les stocks ne sont mis à jour qu'à la fin de chaque période. Cela peut entraîner des écarts importants entre les stocks réels et les stocks informatiques.
• Utilisation des données : Le système d'inventaire permanent permet une analyse plus détaillée et continue des données de stock, facilitant la prise de décisions éclairées sur les achats, la production et la gestion des flux de marchandises. Les entreprises peuvent identifier rapidement les tendances et ajuster leurs stratégies de façon réactive. Le système d'inventaire périodique, en revanche, fournit des données moins fréquentes, ce qui peut limiter la capacité des entreprises à réagir rapidement aux changements de la demande.

Le choix entre un système d'inventaire périodique et un système d'inventaire permanent dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, de ses ressources disponibles et de ses objectifs de gestion des stocks. Chaque système a ses propres caractéristiques et il est important de choisir celui qui correspond le mieux à la situation et aux besoins de l'entreprise.

Méthode à suivre pour un inventaire périodique rigoureux

Pour garantir la précision et l'efficacité d'un système d'inventaire périodique, il est fondamental de suivre une méthode rigoureuse. Voici les étapes clés à respecter :

• Planification des comptages physiques : Cette étape consiste à planifier les comptages physiques des stocks. Il est crucial de définir les périodes de comptage selon ses besoins. Les comptages peuvent être mensuels, trimestriels ou annuels. La planification doit intégrer la préparation des équipes et la coordination des ressources requises pour effectuer les comptages de manière ordonnée et organiser l'arrêt de l'activité le temps des comptages.
• Formation du personnel : Une formation adéquate du personnel est indispensable pour garantir la précision des comptages physiques. Les employés doivent être formés aux procédures de comptage, à l'utilisation des outils et à l'enregistrement des données. Une formation permettra de minimiser les erreurs et d'assurer la précision des comptages.
• Réalisation des comptages physiques : Les comptages physiques doivent être réalisés de manière systématique et précise. Il est nécessaire de s'assurer que tous les articles en stock soient comptés (pour l'inventaire annuel). L'utilisation de listes de contrôle et d'outils appropriés servira à garantir l'exactitude des comptages.
• Réconciliation des données : Une fois les comptages physiques terminés, il est indispensable de comparer les résultats avec les stocks informatiques. Cette étape de réconciliation permet de prendre connaissance des écarts entre les stocks réels et les données enregistrées. Les écarts doivent être analysés pour connaître leurs origines et prendre les mesures correctives adéquates.
• Analyse des écarts : L'analyse des écarts est une étape cruciale pour améliorer la gestion des stocks. Il est important d'examiner les raisons des différences entre les comptages physiques et les stocks informatiques. Les écarts peuvent être expliqués par des erreurs de comptage, des pertes, des vols ou des erreurs d'enregistrement. Une analyse approfondie permettra de mettre en place des actions d’ajustement pour éviter que ces écarts ne se reproduisent.
• Ajustement des registres comptables : Après avoir analysé les écarts, il est nécessaire d'ajuster les stocks informatiques pour refléter les niveaux de stock réels. Les modifications doivent être effectuées de manière précise et documentée pour s’assurer de l'exactitude des données de stock. Cette étape permet de maintenir des stocks fiables et à jour.
• Génération de rapports : Enfin, il est important de générer des rapports détaillés sur les résultats des comptages physiques et les ajustements effectués. Ces rapports doivent être partagés avec la direction, les commissaires aux comptes si nécessaire et les parties prenantes pour fournir une vue d'ensemble des niveaux de stock, des écarts identifiés et des actions correctives mises en place. Les rapports permettent également de suivre les performances de la gestion des stocks et d'identifier les domaines à améliorer. 

En suivant ces étapes, les entreprises peuvent garantir un inventaire périodique rigoureux et précis, optimisant ainsi leur gestion des stocks et minimisant les risques d'erreurs et de pertes.